Genius Sheets

הסקירה

מתקינים תוסף בתוך Google Sheets או Excel, מחברים את חשבון הנהלת החשבונות, וכותבים נוסחה פשוטה בתא כדי למשוך מספר אמיתי ישירות מהספרים. במקום לייצא קובצי אקסל כל סוף חודש, לרדוף אחרי עמודות שהשתנו ולהדביק שורות ידנית, התוסף הזה מושך נתונים חיים מתוך QuickBooks Online ומתוך Xero ישירות לתוך הגיליונות שלכם. הוא יודע לשאוב מידע ברמת הטרנזקציה הבודדת, לתת פירוט מלא של מה שמרכיב כל סעיף, ולבצע סנכרון יומי אוטומטי שמעדכן את כל המספרים בלילה. אם הדוחות שלכם דורשים פריסה מסוימת שהתוכנה לא מסוגלת להפיק, הפתרון הזה עוקף את המגבלה ומאפשר לשמור על המבנה המדויק שנוח לכם לעבוד איתו.

השליפה מתבצעת בעזרת שלוש נוסחאות בסיסיות בלבד, GS.IS לדוח רווח והפסד, GS.BS למאזן ונוסחת GS.CF לתזרים מזומנים. התחביר דורש מכם להגדיר קטגוריה, תאריך התחלה, תאריך סיום, שם החברה ומסנן רלוונטי, ומשם הנתון מגיע חי ישר לתא המבוקש. אפשר לסנן את המספרים לפי מחלקה, ספק, לקוח, מיקום, מוצר או סיווג פנימי, כך שהדוח נבנה בדיוק לפי הצרכים הניהוליים של העסק. אם אתם רואים פתאום אפס או תא ריק, לרוב מדובר באי התאמה בשם החשבון בגלל מספור חשבונות שמופעל בתוכנה, ומצב כזה פותרים על ידי בדיקת השמות המדויקים בכלי הייעודי של התוסף. זה מהיר, מדויק, וחוסך עבודה שחורה של שעות ארוכות.

חיבור ישויות מרובות לגיליון אחד

חברות שמנהלות כמה ישויות משפטיות שונות סובלות בדרך כלל מסיוט אמיתי בכל סגירת חודש, בגלל הצורך לפתוח כל חברה בנפרד, להוריד נתונים ולבצע קונסולידציה ידנית שנוטה להישבר בקלות. Genius Sheets נבנה סביב היכולת לחבר ישויות שונות תחת משתמש אחד, כולל ערבוב בין חברות שרצות על Xero לבין חברות שמנוהלות על גבי QuickBooks Online באותו גיליון עבודה. השימוש בכינויים ובקיצורי שמות מאפשר לבנות דוחות מאוחדים שמציגים השוואות בין שנים, ניתוחי סטיות ודוחות הנהלה מורכבים ברמת החברה או הנכס הבודד. זה שווה את זה רק אם אתם מנהלים כמה חברות שונות במקביל וטובעים בדוחות ידניים. עבור עסק קטן עם חברה אחת, היכולת הזו פשוט מיותרת.

אין פה תמיכה מקומית.

התוסף פועל באנגלית בלבד, וכל הממשק, הדוקומנטציה והתמיכה מותאמים לסטנדרטים אמריקאיים ובינלאומיים של שתי תוכנות הנהלת החשבונות הנתמכות. אם העסק שלכם מתנהל כולו במערכות ישראליות טיפוסיות, הכלי פשוט לא ידבר איתן ולא יתחבר אליהן בשום צורה. הוא רלוונטי לישראלים רק אם אתם מנהלים חברות בינלאומיות, קרנות, חברות החזקה או סטארטאפים שמנהלים את הספרים שלהם בארצות הברית על גבי Xero או QuickBooks Online. במידה ואתם עובדים עם שמות חשבונות בעברית בתוך התוכנות הללו, תצטרכו לבדוק היטב בהתחלה שהנוסחאות מזהות את הטקסט בלי תקלות בגלל כיווניות או רווחים. כדאי לקחת את זה בחשבון מראש.

מסלולים, מגבלות ומחירי המנוי

המסלול הבסיסי עולה 15 דולר לחודש, והוא מיועד למשתמש יחיד עם חיבור לחברה אחת בלבד, אך הוא מגיע עם הגבלה קשיחה של 20 שאילתות ו־20 מסנני קטגוריות בחודש, מה שהופך אותו ללא שמיש כמעט לכל דוח אמיתי. המדרגה הבאה, מסלול Business, עולה 75 דולר לחודש, וכוללת משתמש יחיד, חיבור של עד חמש חברות, שאילתות ללא הגבלה, מסננים חופשיים ואפשרות להפקת דוחות מאוחדים. הוספת כל משתמש נוסף בכל אחד מהמסלולים הללו תעלה לכם 10 דולר נוספים בכל חודש. עבור ארגונים גדולים יותר, משרדי רואי חשבון או חברות החזקה עם עשרות ישויות, קיים מסלול Enterprise בהתאמה אישית עם תמיכה בעדיפות וליווי בבניית הדוחות.

• תקופת ניסיוןשבועיים ללא אשראי
• מסלול התחלתי15 דולר מוגבל
• מסלול מומלץ75 דולר לחודש

המסלול הזול הוא מלכודת.

לא הייתי משתמש במסלול של 15 דולר לעבודה רצינית, כי תקרת השאילתות תיגמר לכם באמצע בניית הדוח הראשון של סוף החודש. רוב הצוותים שצריכים את הכלי ימצאו את עצמם מיד במסלול של 75 דולר, שבו אין הגבלה על שליפות הנתונים ויש תמיכה מלאה באיחוד של עד חמש חברות שונות. אם אתם זקוקים לחיבור של עשרות חברות, תיאלצו לדבר עם אנשי המכירות שלהם כדי לקבל תמחור מותאם לפי כמות המשתמשים והישויות. החברה מציעה גם שירותי ליווי והטמעה מותאמים אישית לבניית שכבות נתונים ודוחות מורכבים, אך אלה מתומחרים בנפרד לפי היקף הפרויקט.

שימו לב לעניין טכני מרגיז שעלול לקרות בחיבור לתוסף בתוך Google Sheets. אם הדפדפן שלכם מחובר ליותר מחשבון גוגל אחד במקביל, המערכת תיכנס ללולאת הרשאות אינסופית ותסרב למשוך נתונים, מפני שגוגל מאשרת את התוסף תחת חשבון שונה מזה שבו הגיליון פתוח. כדי למנוע את הבעיה הזו, תצטרכו לפתוח חלון גלישה בסתר או להגדיר פרופיל כרום נפרד לחלוטין שמחובר אך ורק לחשבון הרלוונטי. מדובר במגבלה של גוגל ולא בתקלה ישירה של השירות, אבל זה עלול לתסכל מאוד ביום העבודה הראשון אם לא יודעים למה זה קורה מראש.